Архивни фондове

Архивни фондове са подходящо решение за Вас

Трудно ли управлявате потока документи?
Сблъсквате ли се с проблеми заради документи в с неизвестно местоположение или поставени на грешно място?
Скъпа и неефективна ли е инвентаризацията?

Всички тези предизвикателства могат да бъда преодолени благодарение на технологично решение за управление на архивния фонд. То спомага за оптимизиране процеса на работа с документи, повишава ефективността на служителите като същевременно подобрява сигурността, регулирайки достъпа до документи.

Решението представлява цялостна система за управление на архивни и документни фондове, която обхваща както хартиените документи, така и електронните им копия.

Защо да изберете архивните фондове?

Платформата за управление на архивни фондове е универсална, отворена, функционално пълна, технологична система – подходяща както за потребители с малък брой работни места, така и за големи ведомства и организации със сложна йерархична структура.

Решението за управление на архивни фондове се състои от три компонента:
  • Система за управление на хартиения (физически) фонд
  • Система за дигитализиране и управление на електронни документи
  • Решения за печат

Системата за управление на хартиения фонд се осъществява посредством маркиране с RFID тагове. Практически всеки документ/папка може да бъде маркиран с таг, който асоциира подробна описателна и каталожна информация за всяка единица и спомага за лесната локализация на документите. Това позволява да се проследява тяхното движение – между отдели, дирекции, между служители, както и движението от едно помещение в друго. Това води до множество предимства за организацията като значително ускорява процеса на работа с документи и тяхната проследимост, намалява рискове от загуби, кражби и неправомерен достъп, оптимизира оперативните разходи и повишава ефективността на служителите.

Основни предимства на системата:
  • Пълна проследимост на документи и тяхната история на ползване
  • Висока степен на сигурност, чрез система против неправомерно изнасяне на входа / изхода на помещенията за съхранение
  • Лесна и бърза идентификация при взимане и връщане
  • Прецизно локализиране на конкретен документ или папка сред множеството архивни документи
  • Възможност за самообслужване и за идентифициране при взимане и връщане
  • Автоматизира, прецизира и ускорява процеса на инвентаризация;
  • много други

Системата за управление на електронни документи оптимизира процеса на работа, повишава ефективността на служителите, улеснява достъпа на повече хора до даден документ като същевременно намалява разходите и повишава сигурността, регулирайки нивата на достъп.
Обхваща се процеса на управление на електронните копия на документите, чрез възможна интеграция с налични деловодни системи и други системи за управление на документи.
Благодарение на уникални роботизирани скенери, целият хартиен фонд – документи, книги, папки и т.н., може да бъде дигитализиран .

Това предоставя множество ключови предимства за организацията:

  • Значително оптимизиране на оперативните разходи
  • Подобряванe достъпността - дава възможността за едновременен достъп до дигитално съдържание на повече потребители от повече места
  • Хора с увредено зрение - осигурява им се възможността за достъп и работа до документния фонд
  • Възможност за каталогизиране и класификация (създаване на метаданни)
  • Възможност за пълнотекстово търсене в каталози и в дигитални копия
  • Сигурност, чрез предоставяне на нива на достъп и софтуерно интегрирана забрана за копиране или експортиране на файлове
  • Висока сигурност срещу изтриване и загуба на информацията
  • Достъпност на информацията, както от мрежата на организацията, така и през web интерфейс
  • Запазване на хартиените носители от износване при употреба и др.

Защо да изберете партньорството с LIREX?

Организациите имат повече документи на хартиен носител, отколкото знаят какво да правят с тях. Ние ще ви помогне да намалите разходите, да оптимизирате процесите и да печатате по-малко.

Системата има възможност да работи напълно интегрирано като обхваща целия цикъл на управление на документите и архивните фондове, както и предоставянето на свързани с това електронни услуги на гражданите.

ОСТАВЕТЕ НА НАС ОТГОВОРНОСТТА ЗА ИНФОРМАЦИОННИТЕ ТЕХНОЛОГИИ! СЛЕДВАЙТЕ ПРИОРИТЕТИТЕ СИ!
Свържете се с нас