Архивни фондове

KAКВО ПРЕДСТАВЛЯВА СИСТЕМАТА АРХИВНИ ФОНДОВЕ?

Tова е цялостна система за управление на архивни и документни фондове, която обхваща и хартиените документи, и електронните им копия.

Платформата за управление на архивни фондове е универсална, отворена, функционално пълна, технологична система – подходяща както за потребители с малък брой работни места, така и за големи ведомства и организации със сложна йерархична структура.

Системата има възможност да работи напълно интегрирано като обхваща целия цикъл на управление на документите и архивните фондове, както и предоставянето на свързани с това електронни услуги на гражданите.

Реализира се посредством изграждане на  физическо архивохранилище и внедряване на автоматизирани системи за електронно архивиране и управление на физически архив.

Включва:

  • Доставка на оборудване за архивохранилище и системи за защита на архивния фонд –мобилни и стационарни стелажни системи, система за контрол на достъпа и видеонаблюдение, система за пожароизвестяване и пожарогасене;
  • Доставка на автоматизирана система за управление на физическите архиви - доставка и внедряване на софтуерна система за индексация, маркиране посредством баркод или RFID на архивните единици и управление на физическия архив;
  • Доставка на автоматизирана система за управление на електронните архиви – доставка и внедряване на софтуерна система, даваща възможност за управление на цифровизирани бизнес-документи;
  • ИТ инфраструктура - доставка и въвеждане в експлоатация на хардуерно и базово програмно осигуряване, необходимо за функционирането на архива на Възложителя с цел максимално ефективната му и ефикасна експлоатация.

Решението за управление на архивни фондове се състои от три компонента:

  • Система за управление на хартиения (физически) фонд
  • Система за дигитализиране и управление на електронни документи
  • Решения за печат

ПОЛЗИ  ОТ ПРОЦЕСА

  • Оптимизира процеса на работа с документи;
  • Повишава ефективността на служителите;
  • Подобрява сигурността, регулирайки достъпа до документи;
  • Осигурява пълна проследимост на документи и тяхната история на ползване;
  • Гарантира лесна и бърза идентификация при взимане и връщане;
  • Прецизнa локализация на конкретен документ или папка сред множеството архивни документи;
  • Възможност за самообслужване и за идентифициране при взимане и връщане;
  • Автоматизира, прецизира и ускорява процеса на инвентаризация;
  • Възможност за дигитализация на целия хартиен фонд.

ПОЛЗИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЯТА

  • Значително оптимизиране на оперативните разходи;
  • Подобряванe достъпността - дава възможност за едновременен достъп до дигитално съдържание на повече потребители от повече места;
  • Хора с увредено зрение - осигурява им се възможност за достъп и работа до документния фонд;
  • Възможност за каталогизиране и класификация (създаване на метаданни);
  • Възможност за пълно текстово търсене в каталози и в дигитални копия;
  • Сигурност чрез предоставяне на нива на достъп и софтуерно интегрирана забрана за копиране или експортиране на файлове;
  • Висока сигурност срещу изтриване и загуба на информацията;
  • Достъпност на информацията, както от мрежата на организацията, така и през web интерфейс;
  • Запазване на хартиените носители от износване при употреба и др.
ОСТАВЕТЕ НА НАС ОТГОВОРНОСТТА ЗА ИНФОРМАЦИОННИТЕ ТЕХНОЛОГИИ! СЛЕДВАЙТЕ ПРИОРИТЕТИТЕ СИ!
Свържете се с нас