Архивни фондове

Архивни фондове е цялостна система за управление на архивни и документни фондове, която обхваща и хартиените документи, и електронните им копия. Платформата за управление на архивни фондове е универсална, отворена, функционално пълна, технологична система – подходяща както за потребители с малък брой работни места, така и за големи ведомства и организации със сложна йерархична структура.

Системата има възможност да работи напълно интегрирано като обхваща целия цикъл на управление на документите и архивните фондове, както и предоставянето на свързани с това електронни услуги на гражданите.

Реализира се посредством изграждане на физическо архивохранилище и внедряване на автоматизирани системи за електронно архивиране и управление на физически архив. Включва:

  • Доставка на оборудване за архивохранилище и системи за защита на архивния фонд –мобилни и стационарни стелажни системи, система за контрол на достъпа и видеонаблюдение, система за пожароизвестяване и пожарогасене;
  • Доставка на автоматизирана система за управление на физическите архиви - доставка и внедряване на софтуерна система за индексация, маркиране посредством баркод или RFID на архивните единици и управление на физическия архив;
  • Доставка на автоматизирана система за управление на електронните архиви – доставка и внедряване на софтуерна система, даваща възможност за управление на цифровизирани бизнес-документи;
  • ИТ инфраструктура - доставка и въвеждане в експлоатация на хардуерно и базово програмно осигуряване, необходимо за функционирането на архива на Възложителя с цел максимално ефективната му и ефикасна експлоатация.

КОМПОНЕНТИ НА РЕШЕНИЕТО

Решението за управление на архивни фондове се състои от три компонента:

  • Система за управление на хартиения (физически) фонд
  • Система за дигитализиране и управление на електронни документи
  • Решения за печат

КЛЮЧОВИ ПОЛЗИ 

  • Оптимизира процеса на работа с документи и повишава ефективността на служителите
  • Подобрява сигурността, регулирайки достъпа до документи и осигурява пълна проследимост на документи и тяхната история на ползване
  • Гарантира лесна и бърза идентификация при взимане и връщане
  • Предоставя прецизна локализация на конкретен документ или папка сред множеството архивни документи
  • Автоматизира, прецизира и ускорява процеса на инвентаризация с възможност за дигитализация на целия хартиен фонд
  • Значително минимизиране на оперативните разходи
  • Дава възможност за едновременен достъп до дигитално съдържание на повече потребители от повече места
  • Осигурява възможност на хора с увредено зрение за достъп и работа до документния фонд
  • Възможност за каталогизиране и класификация (създаване на метаданни) и пълно текстово търсене в каталози и в дигитални копия
  • Дава достъп до информацията, както от мрежата на организацията, така и през web интерфейс;
  • Гарантира запазване на хартиените носители от износване при употреба
СЛЕДВАЙТЕ ПРИОРИТЕТИТЕ СИ С LIREX!
Изпратете запитване